Ochrona danych osobowych w hotelu – jakie dane osobowe może zbierać hotel

Agnieszka Wasilewska        12 kwietnia 2016        29 komentarzy

Prowadząc hotel, czy pensjonat przetwarzasz dane osobowe. Klienci składają rezerwacje, meldują się, przekazują swoje dane. Ustawa o ochronie danych osobowych definiuje dane osobowe bardzo szeroko, jako wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

W celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych gości hotelowych w sposób zgodny z prawem przedsiębiorca – administrator tych danych musi spełnić szereg obowiązków, wskazanych w ustawie o ochronie danych osobowych i innych przepisach. W dzisiejszym wpisie zajmę się tym, jakie dane osobowe hotel może zbierać od swoich Klientów.

Ustawa o ochronie danych osobowych posługuje się pojęciem przetwarzania danych osobowych. W uproszczeniu są to wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, przykładowo ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, udostępnienie, zmiana. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko w  wymienionych w ustawie przypadkach, przykładowo, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia wynikającego z przepisu prawa lub gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną. Z tego względu hotel może żądać od gościa podania jedynie tych danych, które są niezbędne dla jego identyfikacji i świadczenia usług.

Analizując poszczególne dane osobowe można stwierdzić, że hotel może uzyskać od gościa przykładowo jego imię i nazwisko, adres zamieszkania, datę przybycia i czas pobytu. W celu sprawdzenia tych danych recepcjonista może zażądać od gościa okazania dokumentu, przykładowo dowodu osobistego, czy paszportu (nie może go jednak zatrzymać, czy kopiować). Hotel nie może  żądać udostępnienia danych, które nie są niezbędne do realizacji umowy, jak kolor oczu, wzrost, waga, religia, stan zdrowia.

W tym miejscu należy również zwrócić uwagę, że z dniem 31 grudnia 2012 r. przestały obowiązywać przepisy ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, które nakładały na gości hotelowych obowiązek zameldowania się na pobyt stały lub czasowy przed upływem 24 godzin od chwili przybycia do zakładu u kierownika tego zakładu lub upoważnionej przez niego osoby. Zmianie więc uległa podstawa prawna dostępu do danych gości hotelowych. Obecnie stosować należy zasady ochrony danych osobowych w hotelu z ustawy o ochronie danych osobowych, które opisałam powyżej i do których powrócę w innych wpisach.

{ 29 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Rafał Styczeń 14, 2017 o 01:48

Czyli reasumując: przy meldowaniu się w Hotelu, Recepcja ma prawo tylko żądać okazania dokumentu tożsamości „do wglądu” (np. dowód osobisty) w naszej obecności i sprawdzenia/spisania danych niezbędnych do realizacji rezerwacji? Natomiast prośba o pozostawienie dokumentu i odebranie później, co jednak nadal często jest praktykowane, jak również kserowanie dokumentu jest zabronione? Czy niewyrażenie przeze mnie zgody na skserowanie dowodu osobistego daje Hotelowi prawo do odmowy realizacji umowy, tj. rezerwacji?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Styczeń 17, 2017 o 16:15

Dzień Dobry. Moim zdaniem recepcjonista nie ma prawa żądać pozostawienia dokumentu tożsamości, ani też zabierać go do innego pomieszczenia (zatrzymanie bez podstawy prawnej cudzego dowodu osobistego jest wykroczeniem). Może sprawdzić w nim dane niezbędne do zawarcia umowy. Sama czynność skserowania jest czynnością techniczną i nie chodzi o zgodność z prawem tej czynności. Problemem jest to, jakie dane hotel przetwarza poprzez kserowanie dowodu – nie są to tylko dane niezbędne do zawarcia umowy, gdyż w dokumentach tożsamości są też inne dane, których hotel nie ma prawa przetwarzać (np. imiona rodziców), są też w nich zdjęcia. Z tego względu stoję na stanowisku, że skserowanie całego dokumentu tożsamości i przechowywanie kopii nie jest zgodne z prawem. Pytanie brzmi, jak podejdą do tego problemu Sądy i GIODO w konkretnych sprawach. Pozdrawiam

Odpowiedz

Michał Styczeń 17, 2017 o 10:50

Czy może Pani zająć się też kwestią opłaty meldunkowej jaką pobiera się na rzecz odwiedzanej gminy? Czy jest to zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Luty 9, 2017 o 15:52

Dzień Dobry. Myślę, że chodzi Panu o opłatę miejscową lub uzdrowiskową (tzw. klimatyczną). Może ją wprowadzić Rada Gminy na podstawie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Kwestią odrębną jest, czy zaistniały podstawy z ustawy, aby w ogóle taką opłatę w danej gminie wprowadzać. Jeśli chodzi Panu o inna opłatę, z która spotkał się Pan w hotelu to proszę o sprecyzowanie. Pozdrawiam

Odpowiedz

Monika Styczeń 26, 2017 o 09:27

Witam,
Mam pytanie, co powinnam zrobić jeśli hotel, w którym byłam 1,5 miesiąca temu ujawnił moje dane osobowe pracownikowi dorywczemu, pracującemu w restauracji (defakto osobie trzeciej). Dane zostały ujawnione świadomie przez menagera hotelu, który jak twierdzi działał w dobrej wierze.
Rzekomo uszkodziłam (zarysowałam) samochód wspomnianego wyżej pracownika dorywczego, czego niestety nie zarejestrowałam. Człowiek ten jeździł tydzień tym autem, po czym zorientował się, że jest on zarysowany i zaczął się zastanawiać skąd to powstało. Po czym dopiero ok miesiąca po zdarzeniu był w hotelu i przejrzał nagrania z monitoringu z tego okresu (na których rzekomo widać, że jego samochód delikatnie się poruszył, jak mój parkował koło Niego).
Jeśli nawet zdarzenie miało miejsce, a jak wspominałam nie zostało przeze mnie zauważone, to uważam iż hotel się powinien ze mną skontaktować i w ogóle zapytać czy może udostępnić moje dane tej osobie. Przy czym takiego kontaktu ze strony hotelu nie było. 1,5miesiąca po zdarzeniu zadzwonił do mnie pracownik dorywczy tego hotelu, by porozmawiać, jak to określił o przykrym incydencie.
Czy powinnam zgłosić sprawę do GIODO? Czy powinnam dostać od hotelu rekompensatę?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Kwiecień 10, 2018 o 15:28

Dzień Dobry. Niestety w blogu nie mogę udzielać porad prawnych w konkretnych sprawach, nie jest to możliwe bez oceny całości sprawy i sprawdzenia, czy nie zachodzi konflikt interesów, gdybym np. reprezentowała w tej samej sprawie hotel, szczegółowe informacje o tym są w blogu: http://prawowhotelarstwie.pl/ograniczenie-odpowiedzialnosci/
Jeśli chciałaby Pani skorzystać z usług Kancelarii w tym zakresie proszę o kontakt mailowy z Kancelarią.

Odpowiedz

dawid Kwiecień 12, 2017 o 12:17

co mam zrobić w sytuacji gdy recepcjonista wykorzystał moje dane osobowe, zrobił fotokopię rezerwacji z booking’u, dołączył nagranie z kamery hotelowej i szantażuje mnie ujawnieniem i upublicznieniem zaistniałej sytuacji. Przypuszczam, że jest to jego stała praktyka wobec gości hotelowych i sposób na zarabianie pieniędzy.

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Kwiecień 13, 2017 o 08:51

Dzień Dobry. Znalazł się Pan w skomplikowanej, również prawnie sytuacji i proponuję skorzystać z porady profesjonalnego prawnika w trakcie bezpośredniego spotkania. Bez rozmowy i analizy Pana sprawy nie mogę odpowiedzialnie udzielić wyczerpującej porady. Ogólnie odnosząc się do Pana pytania, na podstawie Pana opisu, można stwierdzić, że doszło do złamania prawa przez pracownika hotelu, bezprawnie wykorzystano Pana dane osobowe, naruszono Pana dobra osobiste i złamano również przepisy karne, przykładowo szantaż jest przestępstwem z art. 191 kodeksu karnego. Możliwe, że doszło również do naruszenia innych przepisów. Z tego względu zachęcam do kontaktu z radcą prawnym lub adwokatem – przysługują Panu różne środki prawne, jednak w celu ich odpowiedniego dobrania konieczna jest rozmowa i dokładna analiza Pana sytuacji. Pozdrawiam

Odpowiedz

Paulina Maj 15, 2017 o 22:27

Mam pytanko dotyczące konkretnie meldowania gości.
Rozumiem meldunek osoby, która dokonywała rezerwacji o potrzebne dane. Jeżeli natomiast pobyt w hotelu dotyczy załóżmy dwóch osób w pokoju twin to czy recepcjonista powinien wymagać danych osobowych również drugiej osoby? nawet jeżeli nie dowodu osobistego to czy ma prawo zapytać o imię i nazwisko osoby, która przyjechała na pobyt z osobą która rezerwowała pokój?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Czerwiec 7, 2017 o 13:08

Odpowiedź na Pani pytanie zależy od sposobu zawierania umowy z osobami, zamieszkującymi w takim pokoju. Przetwarzanie danych gości przez hotel wyprowadzamy bowiem z przepisu ustawy, który to dopuszcza, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną. Jeśli więc drugi z gości jest stroną umowy z hotelem to hotel może przetwarzać jego dane osobowe, ale tylko te dane, które są niezbędne do jego identyfikacji i świadczenia usług (tutaj odsyłam do mojego artykułu). Jeśli zaś drugiego gościa nie uznamy za stronę umowy z hotelem, to – moim zdaniem – pobieranie i przetwarzanie danych osobowych tej drugiej osoby może zostać zakwestionowane. Może pojawią się stanowiska GIODO lub orzeczenia Sądów, co pozwoli na bardziej jednoznaczne wyjaśnienie tej kwestii.

Odpowiedz

Slawek Wrzesień 1, 2017 o 16:51

Dzien dobry ,
wlasnie borykam sie z tym problemem od pewnego czasu , gdyz niektorzy goscie
przybywajacy na kilkudniowy pobyt niechetnie okazywali swoj dowod tozsamosci ,
gdyz robilismy zdjecia.
Jak zrozumialem jest to nie zgodne z prawem.
Ale Nazwisko i Imie nie wystarczy do odnalezienia tej osoby w razie potrzeby,
np: „Andrzej Kowalski ” osobnikow z takim imieniem i nzwiskiem jest tysiace w kraju.
Czy numer Pesel zanotowany w ksiazce gosci jest tez wykroczeniem??
Bo to jest nr. ewidencyjny i ma go tylko jedna osoba.
Z gory dziekuje za odpowiedz
P.S.

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Wrzesień 7, 2017 o 15:40

Dzień Dobry. Takie dane jak Pesel, numer i rodzaj dokumentu tożsamości, imiona rodziców – są moim zdaniem kontrowersyjne. Na pewno odradzałabym zbieranie ich wszystkich na raz. Moim zdaniem można odnotowywać Pesel gościa hotelowego, w szczególności jeśli jest to niezbędne do identyfikacji osoby i dochodzenia ewentualnych roszczeń z umowy, np. w sytuacji, którą Pan opisał. Jednak nie ma oficjalnego stanowiska GIODO w tej sprawie, a przy każdej interpretacji przepisów nie można wykluczyć innych poglądów organów.

Odpowiedz

Jacek Wrzesień 24, 2017 o 17:21

Dzień dobry,
czy w procesie meldowania spisując dane mogę spisać (oprócz imienia i nazwiska) nr dowodu osobistego? Kiedyś gość zwrócił mi uwagę, że nie mam prawa tego robić.

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Wrzesień 26, 2017 o 15:03

Dzień Dobry. Proszę przeczytać odpowiedź dla Pana Sławka powyżej, odnosi się ona również do nr dowodu. Nie jest to jednoznaczne i odradzałabym pobieranie jakichkolwiek danych, co do których nie mamy uzasadnienia, że będą one niezbędne w celu wykonania umowy lub dochodzenia swoich roszczeń.

Odpowiedz

Anna Październik 10, 2017 o 15:05

Dzień dobry,

poproszę garść praktycznych informacji, jak w nowych przepisach RODO, mają poruszać się hotelarze.
W internecie jest masę raczej ogólnych informacji, opartych głownie na straszeniu wysokimi karami.

Odpowiedz

Agnieszka Grudzień 19, 2017 o 15:06

Dzień Dobry,
Czy recepcjonista ma prawo informować odwiedzającą czy dzwoniącą osobę, która podaje się za rodzinę np. o numerze pokoju gościa hotelowego. Czy poleciłaby Pani jakiś artykuł w internecie dotyczący podobnych spraw?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Grudzień 27, 2017 o 14:43

Dzień Dobry. Moim zdaniem nie powinien. Gość hotelowy ma prawo do ochrony danych osobowych, prywatności, która obejmuje – według mnie – również zachowanie w tajemnicy faktu jego pobytu w danym hotelu.

Odpowiedz

Gabriela Styczeń 20, 2018 o 20:40

Czy apartamenty do wynajecia na zasadzie hotelow, czy hotele, maja prawo spisywac nr pesel? A jesli to tobia twierdzac ze to wymog, to czy jest to legalne?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Styczeń 24, 2018 o 16:37

Proszę zapoznać się z moimi odpowiedziami na wcześniejsze zapytania czytelników w komentarzach – odpowiadałam już na takie pytanie

Odpowiedz

marta Luty 13, 2018 o 09:47

Witam serdecznie Pani Agnieszko,
Mam pytanie czy został zniesiony obowiązek meldunkowy w 2018 r w hotelu , w sieci jest pełno informacji wprowadzających w błąd? Czy mozna np. spisujac dane z dowodu (tylko; imie i nazwisko, nr dowodu ) wprowadzic do systemu ? kolejno dac Gosciowi do wypelnienia karte rejstracyjną na ktorej wpisuje tylko swoje imie i nazwisko, charakter pobytu: wpoczynek lub podroz słuzbowa ,e-mail , telefon oraz zaznacza wszystkie zgody (przetwarzanie, zgodne na otrzymywaie informacji handlowej za pomoca e-mail oraz sms). karta rejestracyjna sluzy wy;acznie do pozyskiwania adresu email goscia oraz tel aby mozna bylo przeslac oferte hotel.
Bedę wdzięczna za odpowiedz
Marta E.

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Kwiecień 10, 2018 o 14:50

Witam. Został zniesiony obowiązek meldunkowy – ta informacja dotyczy jednak meldowania się na pobyt stały lub czasowy a nie meldowania się w hotelu rozumianego jako podanie swoich danych w recepcji. Dane osobowe, które zgodnie z prawem hotel ma od gościa można wprowadzić do systemu, a które dane można zebrać wskazuję w artykule (cel podróży nie powinien być wymagany, co do numeru dowodu osobistego raczej nie powinno się go zbierać, podobnie e-mail i telefon – jeśli te dane nie są niezbędne do realizacji umowy, chyba że uzyskają Państwo zgodnie z prawem zgodę na wykorzystanie numeru telefonu i e-maila do celów marketingowych)

Odpowiedz

Mariusz Kwiecień 9, 2018 o 23:33

Witam,

Mam pytanie odnośnie meldunku gościa w hotelu.
1. Czy recepcjonista może wziąć dowód osobisty czy inny dokument gościa do ręki? – potrzebna mi podstawa prawna art. ust. itp.
2. Czy recepcjonista może odmówić gościowi meldunku w przypadku nieokazania jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego tożsamość?

Pytam i bo pracuję w hotelu i miałem ostatnio takie własnie sytuacje.

Pozdrawiam

Mariusz

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Kwiecień 10, 2018 o 15:08

Witam. Należy do tego moim zdaniem podejść zdroworozsądkowo: uważam, że nie można zabrać dowodu poza recepcję lub w miejsce, gdzie gość nie będzie widział dokumentu, nie można też zabierać go wbrew woli gościa, robić zdjęć lub go kserować, ale jeśli gość podaje dowód w celu spisania dozwolonych danych dobrowolnie i widzi go cały czas podczas ich spisywania to uważam, że jest to dozwolone. Nie ma żadnego przepisu, który by tego zabraniał. Od razu jednak po spisaniu danych należy dowód oddać. Jeśli zaś gość okazuje dowód, ale nie chce go przekazać do ręki recepcjoniście – możliwe jest spisanie danych z dowodu znajdującego się w ręce gościa. Moim zdaniem hotel, w celu realizacji wynajęcia pokoju, ma prawo zweryfikować dane podawane przez gościa poprzez wgląd w jego dokument tożsamości i ta kwestię warto uwzględnić w regulaminie hotelu. Muszę jednak zastrzec, że są to kwestie obecnie dyskutowane i nie można wykluczyć odmiennych opinii właściwych organów.

Odpowiedz

Magdalena Kwiecień 29, 2018 o 18:00

Witam
Mam pytanie pracuje w hotelu. Czy mogę oprócz imienia i nazwiska wpisać pesel lub numer dowodu do systemu rezerwacji?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Kwiecień 30, 2018 o 08:18

Dzień Dobry. Takie dane jak Pesel, numer i rodzaj dokumentu tożsamości, imiona rodziców – są moim zdaniem kontrowersyjne. Na pewno odradzałabym zbieranie ich wszystkich na raz. Moim zdaniem można odnotowywać Pesel gościa hotelowego, w szczególności jeśli jest to niezbędne do identyfikacji osoby i dochodzenia ewentualnych roszczeń z umowy. Jednak nie ma oficjalnego stanowiska GIODO w tej sprawie, a przy każdej interpretacji przepisów nie można wykluczyć innych poglądów organów w danej sprawie, kwestia ta nie jest jednoznacznie wyjaśniona.

Odpowiedz

Kinga Czerwiec 4, 2018 o 17:14

Czy prosząc gościa o okazanie dowodu osobistego w celu wprowadzenia niezbędnych danych do systemu trzeba mu dać jakikolwiek dokument, czy klauzule ze zgodą na przetwarzanie?

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Czerwiec 15, 2018 o 16:46

Dzień Dobry. Postaram się odpowiedzieć na te pytania w najbliższych wpisach. Pierwszy taki wpis z tej serii: Obowiązek informacyjny RODO

Odpowiedz

Jeremi Lipiec 17, 2018 o 10:21

Pani Agnieszko

Jeszcze raz o numerze PESEL w karcie rejestracyjnej (meldunkowej, formularzu), ale już pod rządami RODO.

Jak Pani wcześniej zaznaczyła, w formularzu powinny znaleźć się tylko te dane osoby, które są niezbędne do realizacji umowy. Rozumiem, że umowa ta zobowiązuje obie strony do określonych świadczeń. Hotel ma wykonać usługę, a osoba korzystająca z usługi powinna za tę usługę zapłacić. Obu stronom z tytułu niewywiązania się ze swego zobowiązania przysługuje prawo do zgłaszania roszczeń, co wiąże się ze złożeniem pozwu. I tu dochodzimy do sedna sprawy.

W elektronicznym postępowaniu upominawczym, zgodnie z Art. 505 (32) § 2 pkt 1 kpc pozew powinien zawierać również: numer PESEL lub NIP pozwanego będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania.

Jeżeli w karcie rejestracyjnej (meldunkowej) nie odnotujemy numeru PESEL , drogę do elektronicznego postępowania mamy praktycznie zamkniętą.

Stąd wniosek, że przetwarzanie numeru PESEL przez hotel jest niezbędne do wykonania umowy, gdzie stroną jest osoba, której dane dotyczą, co jest jedną z przesłanek zgodności przetwarzania z prawem. Zaś cel przetwarzania określony jest w ustawie ( Art. 505 (32) § 2 pkt 1 kpc).
Czy taka argumentacja ma sens?

Przy okazji, wielkie dzięki za pozostałe fachowe komentarze dot. działalności hoteli.

Jeremi
Nocny recepcjonista

Odpowiedz

Agnieszka Wasilewska Lipiec 20, 2018 o 12:13

Dzień Dobry. Przedstawiona przez Pana argumentacja ma oczywiście sens, stąd właśnie wynika dyskusja na temat numeru Pesel: może on być niezbędny, aby dochodzić roszczeń od gościa, który np. nie zapłaci należności (nie tylko w przypadku elektronicznego postępowania upominawczego, ale również np. aby odróżnić dwie osoby o tym samym imieniu i nazwisku) i ten problem jest zauważany przez specjalistów. Z tym, że każda interpretacja przepisu, również ta, może nie spotkać się z aprobatą Sądu lub organu w jednostkowej sprawie.

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Prawna Agnieszka Wasilewska Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Prawna Agnieszka Wasilewska z siedzibą w Krakowie.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem [email protected]

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis:

Następny wpis: